En muchas ocasiones nos llega algún cliente al despacho, con dudas sobre la facturación, por lo que me gustaría dar unas pautas al respecto.
Cuestiones a tener en cuenta con respecto a la facturación.
A grandes rasgos existen dos tipos de facturas:
- La Ordinaria -más completamente es la tradicional factura, que incluye todos los datos que hasta ahora incluíamos a las mismas, y
- La Simplificada, que sustituye a los tickets y que incluye menos información que la ordinaria, y que pueden incluir, o no, los datos del cliente.
Las facturas deben emitirse obligatoriamente antes del día 16 del mes siguiente al del devengo de la operación. Por lo tanto, si durante el mes de mayo vendimos y entregar mercancía a un cliente, tendremos tiempo hasta el 16 de junio para emitir la factura correspondiente.
No existe obligación de emitir factura en el caso de determinadas prestaciones de servicios y de seguros. Esto significa que, por ejemplo, el recibo bancario de las primas de seguro será un documento válido para la contabilización y deducción del gasto correspondiente.
¿Facturas por e-mail?
Una factura recibida por correo electrónico es válida si se verifica su conexión con la orden de compra, los albaranes de entrega y la orden de pago.
Para que una factura electrónica sea válida, es necesario garantizar la autenticidad de su origen y contenido. Por ello, en principio, es necesario que haya sido enviada mediante firma electrónica avanzada, intercambio electrónico de datos EDI, o mediante un sistema similar previamente autorizado por Hacienda.
Sin embargo, desde 2013, las facturas enviadas por correo electrónico o descargadas desde la página web (en formato pdf, jpg, etc.) pueden ser válidas si se garantiza su autenticidad mediante los controles de gestión que permitan crear una pista de auditoría fiable (es decir, que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta).
Pues bien, Hacienda ha emitido una consulta que aclara qué se entiende por controles de gestión y pista de auditoría. Por ejemplo:
- Un sistema de control correcto es el que verifica la conexión de la factura con la orden de compra, con el albarán de entrega y la orden de pago.
- Una pista de auditoría será fiable si se conservan juntos el pedido, los documentos de transporte y la factura.
También es posible que necesitemos emitir una factura electrónica para contratar con la Administración, en estos casos estas facturas se harán por un sistema determinado (FACE o similar) o deberán inscribirse en algún portal específico en función de la Administración.
¿Qué es una factura rectificativa?
Son facturas emitidas en casos de errores u omisiones en la factura original.
¿En qué casos es obligatorio expedir?
Son facturas emitidas cuando se dan alguno de estos tres casos:
- Cuando la factura original no cumpla alguno de los requisitos establecidos como obligatorios en el Reglamento de Facturación
- Cuando se hayan producido las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible del IVA en el artículo 80 de la Ley 37/1992. Si la factura inicial se convierte en incobrable y con determinadas circunstancias que recomendamos que nos haga saber antes.
- Cuando las cuotas repercutidas del IVA hubiesen determinado incorrectamente.
¿Cuándo se emitirán?
La rectificación deberá efectuarse tan pronto como el obligado a expedir la factura tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición siempre que no hayan transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto o, en su caso, de la fecha en que se hayan producido las circunstancias reguladas en el artículo 80 de la Ley 37/1992, que dan lugar a la modificación de la base imponible del Impuesto sobre el Valor Añadido.
¿Qué requisitos deben reunir las facturas de rectificación?
En todas las facturas rectificativas se hará constar la condición de rectificativa y la descripción de la causa que motiva la rectificación.
Además, se harán constar los datos identificativos de la factura rectificada y la rectificación efectuada y deben cumplir los requisitos que se establecen como obligatorios con carácter general.
Otras recomendaciones.
Revisar siempre los datos del cliente que pongo en las facturas. Es muy habitual que un cliente intente aprovecharse de un error insignificante para retrasar el pago de la factura.
Revisa la forma de pago de la factura e indicarla claramente. Con ello se intentará evitar también retrasos en los pagos o malentendidos.
Ojo con los tipos de I.V.A. en función de los productos y de si el receptor está en España, en la Unión Europea o fuera de la Unión.
Siempre que te sea posible envía las facturas por email, no tiene coste de impresión, manipulación y envío. Con el añadido de que la recepción es inmediata y de que puedes activar en tu programa de correo la opción de chequear si tu cliente ha visto o no ese correo y la hora y el día en que lo ha hecho (con lo que evitas excusas del tipo: no se, no la he recibido, voy a mirar, el correo que no llega bien, etc.)
Nosotros disponemos de un servicio gratuito para nuestros clientes, que incluye un programa de facturación en la nube, muy fácil de usar, muy intuitivo. Reuniendo todos los requisitos que incluye la normativa y los que hemos indicado en esta newsletter. Si estás interesado en el mismo, no dudes en ponerte en contacto conmigo.
