SOY UN AUTÓNOMO ¿HASTA CUÁNDO DEBO CONSERVAR LAS FACTURAS?
En muchas ocasiones, nos habremos preguntado por el plazo que marca la Ley para guardar las facturas. Es un tema que puede ocasionar dudas, puesto que tenemos por un lado la normativa mercantil y por otro la normativa fiscal. Por eso, hoy trataremos de explicar, durante cuánto tiempo está obligado un autónomo o una pequeña empresa a guardar sus facturas, libros y demás justificantes de su actividad económica.
NORMATIVA MERCANTIL.
Quién manda aquí es el Código de Comercio, que obliga a conservar durante seis años (contados a partir del último asiento del ejercicio) libros y documentación que generan derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas. Ojo, esta obligación persiste aunque cese la actividad empresarial.
Hemos de recordar, que pese a que los autónomos, normalmente no presentar libros ante el Registro Mercantil, están sujetos a su normativa.
Y todo ello pese a que el plazo de prescripción de cara a los impuestos es de cuatro años, que empiezan a contar desde el momento en que se presenta el impuesto. Siempre es conveniente conservar toda la documentación por si la empresa es objeto de una inspección por parte de Hacienda, que puede reclamar cualquier justificante durante este periodo de tiempo.
Eliminar facturas
NORMATIVA FISCAL.
Como indicábamos en el párrafo anterior, además de lo que dice la normativa mercantil, hay que prestar atención a la normativa fiscal, ya que toda esta documentación también puede tener efectos fiscales y no sólo mercantiles.
Para ello, debemos tener en cuenta, que como ya hemos mencionado, la normativa fiscal fija en cuatro años el plazo máximo de prescripción de los impuestos. Pero atención, hay otros plazos que no podemos olvidar:
- Interrupciones.- Cuando Hacienda interviene para revisar los impuestos (durante los cuatro años de prescripción) o se presenta una declaración complementaria, el cómputo de los cuatro años se inicia de nuevo por interrupción de la prescripción. Esto es, comienza a contar nuevamente el plazo de cuatro años para conservar la documentación.
- Amortizaciones.- Las facturas de compra de un activo amortizable deben conservarse hasta que no pueda revisar el ejercicio en que haya amortizado totalmente el activo (cuatro años más). Esto es, si estoy amortizando un bien, hasta el año 2025, debo conservar las facturas de compra de ese activo, hasta el año 2029.
- Pérdidas.- Si un ejercicio tiene pérdidas, debemos conservar la documentación que las acredita durante al menos diez años.
- Prevención de blanqueo de capitales.- En el caso de que usted sea sujeto obligado por la normativa de prevención de blanqueo de capitales le recordamos que debe conservar por un período mínimo de 10 años la documentación en la que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 10/2010.
¿ADEMÁS DE LAS FACTURAS ALGO MÁS?
Si, el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, establece que deberán conservarse con su contenido original, ordenadamente y durante el plazo que establece la Ley General Tributaria los siguientes documentos:
- Facturas recibidas.
- Copias o matrices de las facturas expedidas.
- Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo.
¿SÓLO EN PAPEL?
No, todos los documentos se pueden guardar, también en formato electrónico, siempre que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración.
