Blog AsesoríaFactura electrónica obligatoria

La adopción de la factura electrónica obligatoria es un paso decisivo en la transformación digital de las empresas. Este cambio no solo agiliza los procesos administrativos sino que también fortalece el cumplimiento de las normativas fiscales vigentes. En este artículo profundizamos en lo que implica este sistema y cómo puede beneficiar a tu empresa.

¿Qué es la factura electrónica?

Una factura electrónica obligatoria es, fundamentalmente, una factura que se expide y recibe en formato digital, manteniendo los mismos efectos legales que una factura tradicional en papel. Este tipo de factura es una alternativa legal que solo puede ser emitida con el consentimiento del destinatario, asegurando su aceptación como justificante válido de transacciones comerciales.

Tipos de facturas electrónicas obligatorias

La factura electrónica puede ser estructurada o no estructurada, cada una adecuada para diferentes necesidades empresariales.

Factura electrónica obligatoria con formato estructurado

Estas facturas están diseñadas para un procesamiento automático completo. Usan formatos como XML y EDIFACT que permiten la generación y gestión automáticas por los sistemas de facturación y contabilidad. Son ideales para mejorar la eficiencia y reducir errores.

Factura electrónica obligatoria con formato no estructurado

Estas facturas suelen ser imágenes o PDFs y requieren procesamiento manual o mediante reconocimiento óptico de caracteres. Aunque son más flexibles en su presentación, son menos eficientes para el procesamiento automático.

Selección del tipo de factura adecuado

La elección entre facturas estructuradas y no estructuradas depende de la tecnología disponible en tu empresa y las necesidades de tus clientes y proveedores. Mientras que las facturas estructuradas optimizan la operativa, las no estructuradas pueden ser útiles para interactuar con pequeños socios que no manejan tecnologías avanzadas. Elegir correctamente es clave para aprovechar los beneficios de la digitalización.

¿Qué se necesita para poder facturar electrónicamente?

Para la expedición de una factura electrónica obligatoria, es fundamental contar con los recursos adecuados que te permitan emitir, enviar y gestionar facturas de manera eficaz y conforme a la ley. Para ello, necesitarás:

1. Un programa informático adecuado.

El software de facturación electrónica es el pilar de este proceso. Debe estar certificado y actualizarse continuamente para cumplir con todas las regulaciones locales y nacionales. Es importante elegir una solución que se integre bien con tus sistemas actuales y que ofrezca facilidades como la automatización de la entrada de datos, la generación de informes y la gestión de archivos de facturas.

2. Obtención de un Certificado Digital

El certificado digital es esencial para asegurar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas. Funciona como una firma digital que verifica que la factura la ha emitido un emisor legítimo y que no ha sido alterada en el camino. Los certificados digitales deben ser emitidos por una autoridad certificadora reconocida y tener una validez adecuada para cubrir el periodo fiscal relevante.

3. Conectividad estable internet

Una conexión a internet estable y segura es indispensable para la factura electrónica obligatoria. Esta conexión permite el envío y recepción rápida de facturas a y desde clientes y proveedores. La fiabilidad de la conexión afectará directamente la eficiencia del intercambio de facturas y, por lo tanto, a las operaciones de cobro y pago.

*Además, es recomendable contar con medidas de seguridad adecuadas, como VPNs y firewalls, para proteger la transmisión de datos sensibles a través de la red.

Consideraciones importantes

Independientemente del sistema elegido para expedir facturas electrónicas, es crucial que cualquier sistema utilizado garantice la autenticidad, la integridad y la legibilidad de las facturas durante todo el periodo obligatorio de conservación. Además, es recomendable verificar que el método elegido esté en línea con las expectativas y requisitos tecnológicos de tus clientes y proveedores para facilitar una transición suave y eficiente hacia la facturación electrónica.

¿Cuáles son los pasos para emitir una factura electrónica?

Es indispensable cumplir con varias etapas clave para asegurar la validez legal de la factura electrónica obligatoria y su eficacia en el ciclo de transacciones comerciales. Aquí detallamos cada paso involucrado:

1. Generación de la factura

El primer paso es la creación de la factura, que debe ser realizada mediante un software de facturación electrónica. Este documento debe incluir todos los datos requeridos por ley, tales como:

  • Datos del emisor y del destinatario (nombre, dirección, NIF/CIF).
  • Descripción detallada del bien o servicio prestado.
  • Cantidad, precio unitario y precio total.
  • Fecha de emisión y de vencimiento.
  • Impuestos aplicables y base imponible.
  • Número de factura y serie, si corresponde.

2. Firma digital

Una vez generada la factura, el siguiente paso es asegurarla con una firma digital. Este es un mecanismo que garantiza la autenticidad e integridad de la factura, es decir, que ha sido emitida por el declarante y que no ha sido alterada después de su emisión. La firma digital se debe realizar utilizando un certificado digital válido y reconocido por una autoridad certificadora acreditada.

3. Transmisión electrónica

El tercer paso es el envío de la factura al destinatario, que debe realizarse por los medios electrónicos aprobados. Esto puede incluir el envío directo a través de sistemas de gestión integrados entre empresas, plataformas de intercambio de factura electrónica, o incluso a través de correo electrónico seguro si está permitido en la jurisdicción correspondiente.

4. Conservación de registros

Finalmente, una vez emitida y enviada la factura electrónica, es fundamental conservar copias de la misma de manera segura. Este archivo debe permitir la recuperación fácil de las facturas para propósitos de auditoría o revisión fiscal y debe protegerse adecuadamente contra pérdidas, alteraciones o destrucción no autorizada.

Consideraciones adicionales

Es importante destacar que el proceso de facturación electrónica también debe contemplar la verificación periódica de la validez de los certificados digitales y la actualización del software de facturación para adaptarse a cambios en la legislación.

Las 7 ventajas principales de la factura electrónica obligatoria

1. Reducción de errores humanos y tiempos de tramitación

La factura electrónica minimiza la intervención manual en el ingreso de datos, reduciendo errores y agilizando los procesos desde la generación hasta el archivado de las facturas, lo que optimiza el tiempo de tramitación y acelera los ciclos de cobro.

2. Acceso y gestión mejorados

La digitalización de las facturas permite un acceso rápido y eficiente a los documentos. Esto facilita la gestión documental dentro de la empresa, además de mejorar la calidad del servicio al cliente al permitir respuestas más rápidas y efectivas a sus consultas, así como una reconciliación más ágil de las cuentas.

3. Seguridad mejorada

La factura electrónica obligatoria refuerza la autenticidad e integridad de los documentos mediante tecnologías como la firma electrónica y el intercambio de datos electrónico, garantizando que las facturas no se alteren y aumentando la confianza entre todas las partes involucradas.

4. Interoperabilidad y escalabilidad

Las plataformas de facturación electrónica se integran sin dificultades con sistemas empresariales como ERP, CRM y software de contabilidad. Esta integración garantiza la disponibilidad centralizada y en tiempo real de toda la información relacionada con las facturas. Esto no solo mejora la visibilidad y el control sobre las transacciones financieras, sino que también facilita la toma de decisiones basada en datos y la planificación estratégica. Además, posibilita una expansión flexible sin necesidad de invertir en infraestructura adicional.

5. Trazabilidad y transparencia de las transacciones

La factura electrónica obligatoria mejora la trazabilidad y transparencia de las transacciones financieras, proporcionando información detallada y accesible. Esto permite a las empresas y a las autoridades financieras seguir la pista de los flujos de dinero de manera más efectiva.

6. Cumplimiento de normativas anti-blanqueo

Los sistemas de factura electrónica obligatoria están diseñados para cumplir con las regulaciones locales e internacionales, incluyendo aquellas relacionadas con la prevención del blanqueo de capitales.

Esto incluye mecanismos para asegurar que todas las partes involucradas en las transacciones estén debidamente identificadas y verificadas. Además, estos sistemas permiten generar reportes y alertas automáticas en casos de transacciones que superen ciertos umbrales o que parezcan inusuales, facilitando así el cumplimiento de las normativas anti-blanqueo y la cooperación con las autoridades reguladoras y de vigilancia.

7. Auditorías eficientes y efectivas

La digitalización de las facturas facilita que las auditorías sean más eficientes y efectivas. Permite el acceso rápido a grandes volúmenes de datos y la detección rápida de discrepancias y anomalías, lo que fortalece el control interno de las empresas.

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